Sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés 2020-ban

Cikkünkben összefoglalunk nyolc gyakorlati tanácsot ügyfél vagy szállító oldali projektvezetők számára.


Az ERP rendszer bevezetések általában jelentős méretű projektek, és nem mindig problémamentesek. Mit tehetünk projektmenedzserként annak érdekében, hogy sikeresen fejezzük be az implementációt?

1. Tűzzünk ki reális határidőket

A vállalatirányítási rendszer bevezetések esetében is sokszor előfordul, hogy a végrehajtáshoz szükséges időt a felek alábecsülik. Az ügyfelek egy része nincs tisztában a projekt tényleges nagyságával, jellemzően kisebb feladatnak érzékeli a ténylegesnél.

Szállítóként már az értékesítési szakaszban is reális képet kell adni a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt várható időszükségletéről. Nem érdemes azt ígérni az ügyfélnek az ajánlati szakaszban, hogy három hónap alatt megoldható az implementáció, ha tudjuk, hogy valójában legalább fél évre lesz szükség.

Fontos, hogy projektvezetőként ne hagyjuk, hogy betarthatatlan határidők kerüljenek kitűzésre, inkább az elején jelezzük és rögzítsük, ha valamit irreálisnak látunk.

Az ERP bevezetési projektek során az ügyfél közreműködése is jelentős, ezért azt is rögzíteni kell, hogy ha ez húzódik, vagy nem megfelelő, akkor a szállító egyedül nem képes betartani a határidőket.

2. Használjunk dokumentum sablonokat

Az ERP bevezetés során számos szakmai és projekt dokumentumot kell elkészíteni, átolvasni és véleményezni a feleknek: igényspecifikáció, integrációs terv, megbeszélés emlékeztető, változtatási regiszter, státusz jelentés, tesztelési tervek és jegyzőkönyvek, stb.

Érdemes ezekből olyan sablonokat készíteni és alkalmazni, amelyek tartalmilag és formailag is egységesíti az ügyfél és szállító oldali közreműködők által készített anyagokat. Ez egyrészt segítséget jelent a megírásuk során is, másrészt megkönnyíti azok átolvasását és véleményezését is.

sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés

3. Projekttagok közreműködésének rögzítése

A vállalatirányítási rendszer bevezetési projekt csapatban ügyfél és szállító oldalon is számos munkatárs fog közreműködni.

Érdemes legalább a kulcsszereplők tekintetében rögzíteni, hogy kinek melyik napokon van egyéb elfoglaltsága (heti ismétlődő megbeszélések, egyéni munkarend, szabadságok, stb.) és melyek azok az időpontok, amelyekre jó eséllyel fogunk tudni eseményeket szervezni.

Időszakos egyeztetéseket is rögzíthetünk, például heti projekt megbeszéléseket a projekt és szakmai vezetőkkel, havi státusz megbeszéléseket a projekt szponzorral.

A sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés egyik fontos feltétele, hogy a kommunikáció folyamatos legyen.

4. Ne engedjük meg a követelmények és elvárások bővülését

Ez tulajdonképpen minden projekt során alapvető elvárás. Azonban a vállalatirányítási rendszer bevezetések esetén könnyen kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy hiába határoztuk meg felső szinten az projekt tartalmát és a szkópba nem tartozó feladatokat is, a végrehajtás során egyre inkább bővülnek az elvárások és igények.

Jellemző példa erre a szállítói számlákhoz kapcsolódó folyamatok kezelése a bevezetendő ERP rendszerben.

Tételezzük fel, hogy a felső szintű követelményspecifikáció tartalmazza a feladatot és az is rögzítésre került, hogy nem cél a folyamatok automatizálása. A végrehajtás során azonban a bevezetést végző üzleti elemzők és tanácsadók az ügyfél érintett munkatársaival együtt megvizsgálják a jelenlegi működést, demonstrálják a vállalatirányítási rendszer képességeit és közösen megállapítják, hogy jelentős mennyiségű manuális munkát lehetne elkerülni, ha a folyamatok egy része automatizáltan kerülne kialakításra.

Ez az a pont, ahol a projektvezetőnek azonnal be kell avatkoznia és fel kell hívnia a figyelmét minden érintettnek arra, hogy az automatizált folyamatok kialakítása nem tárgya a projektnek. Ennek megfelelő kommunikálása nem egyszerű, hiszen az ügyfél elsősorban azt fogja érzékelni, hogy a szállító egy számára előnyös, a szoftverben megtalálható funkciót nem akar megvalósítani.

Egyértelművé kell tenni, hogy megoldható az automatizálás, de annak megvalósítása, dokumentálása és tesztelése további költséget jelent, illetve a sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés elodázását jelenti.

Ezek az extra feladatok jellemzően egyenként kis horderejűek (legalábbis annak tűnnek), azonban összetett következményekkel járhatnak, illetve számosságuk is problémát jelenthet.

A sikeres ERP bevezetés érdekében már a projekt elején előzzük meg a követelmények és elvárások kontroll nélküli bővülését.

5. Használjunk igénykezelő eszközt a projekt státusz követéséhez

Az ERP rendszer bevezetések során a projektmenedzsernek időszakonként részletes jelentést kell készítenie a feladatok státuszáról. Mivel a projektvezető a legtöbb esetben nem képes minden egyes egyeztetésen részt venni és minden kommunikációt nyomon követni a projektben, ezért a státusz riport összeállításához sokszor egyeztetnie kell a projekttagokkal.

Ez időigényes és többletmunkát generál, így érdemes egy olyan szoftvert használni, amellyel nyomon lehet követni a projekt részfeladatainak státuszát is. Így az ügyfél és a szállító érintett munkatársai által folytatott részletes kommunikációból egyszerűen, gyorsan és felesleges egyeztetések nélkül lehet riportokat generálni, azonosítani a problémás területeket és túlfutásokat.

6. Ne felejtsük el a regressziós tesztelést

Sok esetben a vállalatirányítási rendszer bevezetési projekttervből kimarad a regressziós tesztelés fázisa. Regressziós teszt alatt a korábban már ellenőrzött funkciók módosításokat követő újbóli tesztelését érjük. Ennek célja az, hogy a későbbi változtatások által esetlegesen okozott nem megfelelő működést azonosítani és javítani lehessen.

A gyakorlatban sok esetben a tesztelési fázis során azonosított hibák javítását és az ügyfél által igényelt változtatások, fejlesztések elvégzését követően már nem, vagy csak részben történik meg a módosított rendszer tesztelése.

Ennek eredménye az lesz, hogy az éles indulást követően észlelt hibák és nem megfelelő működés miatt nem csak a kódot, hanem az adatbázist is korrigálni kell, aminek költsége sokszorosa lehet a regressziós tesztelésnek.

7. Éles indulás előkészítése

Gyakran kimarad a projekttervből, hogy milyen feladatokat kell elvégezni az éles indulás előtt. Érdemes egy olyan listát készíteni a projekt induláskor, amiben feljegyezzük, hogy milyen teendőink lesznek a projekt végén, amikor az ügyfél elkezdi az ERP rendszert a tényleges működése során használni.

Ez a lista a projekt során is bővülhet, például egy újabb rendszer integrációja esetén, egy később igényelt modul kiválasztása esetén, vagy technológiai okokból is.

8. Határozzuk meg előre az éles indulás fogalmát

Sokszor nehéz eldönteni, hogy mikor ér véget az ERP bevezetési projekt és mikor veszi kezdetét az éles üzem.

Célszerű már a szerződésben rögzíteni, hogy mit értenek a felek éles használat alatt, ellenkező esetben előfordulhat, hogy a szállító befejezettnek, az ügyfél viszont félkésznek tekinti a megoldást.

Sikeres vállalatirányítási rendszer bevezetés csak akkor lehetséges, ha egyértelművé tesszük a sikerkritériumokat.

További hírek a Maconomy ERP rendszerről

GINOP-3.2.7 vállalatirányítási rendszer pályázati forrásból
Maconomy ERP rendszer cikk
ERP folyamatautomatizálás
TRL Hungary - Home office - 20200317
GINOP 322 pályázat zárás
TRL Hungary új címe
CMS Germany ügyvédi iroda logó
Sikeres ERP rendszer bevezetés tanácsok
Maconomy vállalatirányítási rendszer 2.4.4 verzió
Vállalatirányítási rendszerek fejlődése 2019
Szabályozási kockázatok szolgáltató cégeknél
GINOP 322 pályázat 20190910
ERP pályázati lehetőségek
Munkaerőhiány kezelése Maconomy ERP
Hibrid vállalatirányítási rendszer