Ki irányítja az ügyvédi irodákat?

A tulajdonos, az ügyvezető, a partnerek, a jogászok vagy valaki egészen más?

Cikkünkben a jogi szolgáltató cégek kihívásait és a hatékonyabb működést elősegítő lehetőségeket vizsgáljuk.

Egyre általánosabb az a meglátás, hogy tulajdonképpen nem a tulajdonos, az ügyvezető, a partnerek, vagy a jogászok irányítják az ügyvédi irodákat, mert a végső döntéseket a megrendelők fogják meghozni.

Ügyvédi iroda ERP rendszer

Kezelje ügyfeleit legmagasabb prioritással és ez az egész szervezetre ki fog hatni”, javasolta Jens Moberg menedzsment tanácsadó egy ügyvédeknek, jogászoknak szervezett dániai konferencián.

Ügyvédi iroda ERP rendszer – fokozódó elvárások

Az ügyvédi irodák, jogtanácsadók és egyéb jogi szolgáltatást nyújtó szervezetek az úgynevezett professzionális szolgáltató cégek közé tartoznak.

Nemzetközi tapasztalat, hogy csakugyan egyre inkább az ügyfelek alakítják (át) a szabályokat az ügyvédi irodáknál is, mivel növekszik azoknak a megrendelőknek a száma, akik csak rögzített árakat hajlandók fizetni a megszokott óradíjak helyett.

Emellett pedig a vállalati kliensek is egyre kevésbé lojálisak, nem minden esetben automatikusan ugyanazt az irodát fogják felkérni.

A jogi cégek azzal az elvárással is szembesülnek, hogy az ügyfeleik egyre nagyobb transzparenciát követelnek a szolgáltatásokkal kapcsolatban.

Hogyan hatnak a fenti tényezők az ügyvédi irodák működési modelljére?

A dániai konferencia és kerekasztal beszélgetések alapján elmondható, hogy ügyfél helyett mára talán helyesebb lenne vásárlónak hívni a megrendelőt és ennek megfelelően átalakítani az üzleti folyamatokat, őket helyezve a középpontba.

Kérdéses persze, hogy Magyarországra mennyire érvényesek a nemzetközi tapasztalatok, illetve mennyire befolyásolja ez a kisebb ügyvédi irodák működését. Az viszont biztos, hogy az ügyfelek egyre többet követelnek és a versenytársak száma, illetve típusa hazánkban is növekszik. Erre példa a tervezett Kincstári Jogügyi Igazgatóság létrehozása is, ami újabb szeletet hasíthat ki a piacból, bár úgy tűnik, hogy megvalósítása mégsem fog megtörténni.

A fentiek miatt egyértelmű, hogy a hazai jogi irodáknak és tanácsadóknak, ügyvédeknek, jogászoknak is el kell sajátítaniuk a hatékonyabb szolgáltatásnyújtás fortélyait, ami természetesen a cég irányítására és az alkalmazott eszközökre is kihat.

Ezeket az eszközöket egyébként a professzionális szolgáltató szervezetek egyéb típusai, például az IT cégek,  a könyvvizsgáló és adótanácsadó irodák, a marketing ügynökségek már régóta sikeresen alkalmazzák.

Ma még ritka, hogy egy hazai ügyvédi iroda ERP rendszer bevezetését tervezi, de érdemes a nagyobb cégek számára feltérképezni, hogy egy jól megválasztott, iparág specifikus vállalatirányítási rendszer milyen problémákra kínál hatékony megoldást.

Milyen IT eszközökkel lehet támogatni egy ügyvédi iroda működését?

Magyarországon ismereteink szerint kevés olyan ügyvédi iroda van, amely kihasználja azokat az informatikai megoldásokat, amelyek egy hatékonyan működő szolgáltató cég számára integrált megoldást jelentenek, azonban léteznek kifejezetten számukra kifejlesztett, nemzetközi szinten több évtizedes múltra visszatekintő ERP rendszerek.

Ezek közül a Maconomy integrált vállalatirányítási rendszer kifejezetten a tudásalapú szolgáltatócégek, mint például a jogi irodák számára lett kifejlesztve, így ha egy ügyvédi iroda ERP rendszer bevezetés előkészítését tervezi, érdemes megismerni a megoldás által kínált előnyöket.

A Maconomy modulok magában foglalják többek között az ügyfelek-, a velük folytatott kommunikáció, az ajánlatadás-, a munkatársak-, az eseti és rendszeres megbízások nyilvántartását és nyomon követését, a dokumentumok-, az idő- és költségráfordítások rögzítését, illetve a számlák, a könyvelés és a különböző riportok és kimutatások elkészítését is.

Miben térnek el a jogi irodák a professzionális szolgáltató cégek egyéb képviselőitől?

Négy fő területet azonosítottak, amelyben az ügyvédi irodák eltérnek a tudásalapú szolgáltató cégek többségétől. Ezek egyben lehetőséget is jelentenek a jogi szolgáltatást nyújtó cégeknek, hogy növeljék a hatékonyságukat.

A Maconomy ERP rendszer az alább ismertetett kihívások kezelésében is jelentős segítséget tud nyújtani.

Az ügyvédi irodák ritkán alkalmaznak értékesítőket a professzionális szolgáltató cégek egyéb képviselőivel ellentétben (tanácsadó cégek, fejlesztőcégek, marketing-kommunikációs ügynökségek, stb.), ahol a specializált értékesítő munkatársak követik a legújabb trendeket is, mint például a közösségi értékesítés és a távértékesítés.

A jogi irodák nem rendelkeznek kialakult értékesítési folyamatokkal ami egyébként a professzionális szolgáltató szervezeteknél jellemző, a marketing és értékesítési tevékenységek egészére kiterjedően, az ajánlatadást és a szerződés aláírását is beleértve.

Az ügyvédi társulások ritkán alkalmaznak CRM megoldásokat ami alapvető fontosságú a professzionális szolgáltató cégek számára, a potenciális ügyfelek feltérképezését, a marketing és értékesítési tevékenységeket, az érdeklődés és igények követését, illetve az ajánlatok kezelését is beleértve.

Az ügyvédi irodák a meglevő ügyfeleikkel való kapcsolat kiépítésében és fenntartásában jól teljesítenek ami számos professzionális szolgáltató cég esetében nem mondható el.

Felzárkózási lehetőségek

Megvizsgálva a tudás-centrikus szolgáltató cégeket nyilvánvalónak tűnik, hogy az ügyvédi irodák tanulhatnak a többi professzionális szolgáltató cég működéséből.

Ennek egyik eleme, hogy az ügyvédi iroda ERP rendszer bevezetését készíti elő, megvizsgálva a lehetőségeket.

Meggyőződésünk, hogy a jogi szolgáltatásokat nyújtó szervezeteknek is hasznára válna a szegmensben általános folyamatok és eljárások jelentős részének adaptálása.

Hogyan működhet ez a gyakorlatban?

Kevesebb a lojális ügyfél: a meglevő ügyfelekre való fókuszálás, mellett a marketing és értékesítési tevékenységek segítségével új ügyfelek megszerzésére kell koncentrálni.

Egyre erősebb és változatosabb konkurencia: a professzionális szerepkörök kialakításával növelni kell a hatékonyságot (pénzügyi vezető, értékesítő), olyan árazási modelleket kell alkalmazni, amelyek megfelelnek az ügyfelek elvárásainak.

Új üzleti modell kialakítása: csomagajánlatok kialakítása lehetővé teszi sztenderdizált szolgáltatások felkínálását, egységárak alkalmazásával.

Általános működési normák alkalmazása: szervezeti struktúra átalakítása, hasonlóan a többi professzionális szolgáltató céghez, üzleti folyamatok adaptálása, kulcs teljesítmény mutatók (KPI) alkalmazása, termékfejlesztés.

Konklúzió

A jogi szolgáltatásokat nyújtó cégek számos olyan kihívással néznek szembe, amelyekre nincs valódi lehetőségük hatni: fokozódó konkurencia, automatizált eljárások, alternatív szolgáltatók, árverseny.

Emiatt is fontos az ügyvédi irodáknak azokat a belső lehetőségeket azonosítani, amelyek segítségével reagálni tudnak a megváltozott külső körülményekre.

Ezek az átalakítások természetesen csak egy hosszabb folyamat részeként képzelhetők el és nem belefogni a változtatások végrehajtásába.

Ügyvédi iroda ERP rendszer nélkül?

A jogi irodáknak egyrészt érdemes lenne a professzionális szolgáltatócégek működéséből ellesni a legjobb gyakorlatokat, másrészt a nagyobbaknak megfontolni integrált és iparágspecifikus ERP rendszerek bevezetését.

Maria Fernandez, Silversoft cikke alapján

További hírek a Maconomy ERP rendszerről