Maconomy vállalatirányítási rendszer marketing ügynökségek számára

ERP rendszer kommunikációs ügynökségek, rendezvényszervező cégek, PR és média ügynökségek számára

A piacvezető ügynökségi megoldás: Maconomy ERP rendszer

A Maconomy vállalatirányítási rendszer marketing ügynökségek, PR cégek, rendezvényszervező és média ügynökségek integrált megoldása.

Az elmúlt több mint két évtizedben alaposan megismertük a marketing ügynökségek működését, folyamatait, egyedi igényeit és kihívásait.

Az alábbi ügynökségek versenytársak, de két dolog közös bennük: sikeresek és a Maconomy integrált vállalatirányítási rendszert használják:

Vállalatirányítási rendszer marketing ügynökségek számára - Maconomy ERP rendszer

Ismerősek az alábbi problémák?

  • Szinte lehetetlen a tervezett bevételek elemzése és az értékesítési csatorna tervezése.
  • Az ajánlatadás, a pályázati tevékenységek és a munkák nyomon követése elkülönült rendszerekben történik.
  • Rengeteg manuális erőfeszítést igényel egy olyan reális terv kialakítása, amelyik tartalmazza az erőforrás-igényeket, az alvállalkozókat és a beszerzéseket is.
  • A munkatársak elfoglaltnak tűnnek, de a kihasználtsági mutatók mégis alacsonyak.
  • Nincs rálátásunk azokra a költségekre, amelyek befolyásolják a munkákon és az ügyfeleken elért nyereséget.
  • A végrehajtás státuszáról szóló jelentések hiányosak, pontatlanok.
  • Rengeteg időt töltünk az adatok újra-rögzítésével és manuális összehangolásukkal.
  • A döntéshozatal reaktív, mert nem rendelkezünk valós-idejű adatokkal és a belőlük levonható következtetésekkel.

A fenti problémák megoldásának kulcsa: iparág specifikus ERP rendszer marketing ügynökségek számára.

Ismerje meg a Maconomy vállalatirányítási rendszer marketing ügynökségek számára készült megoldását!

Marketing kommunikációs ügynökségi ügyfeleink véleménye a Maconomy ERP rendszerről

„A rendszer bevezetése és működtetése során a TRL Hungary Kft.-től mindig megkaptuk a kellő figyelmet és a szakszerű támogatást.”

„A pontosabb tervezés és ellenőrzés az erőforrás-kihasználtságunk több százalékos emelésében segíthet.”

„Könnyű volt a Maconomy mellett döntenünk, mert nyilvánvalóan a marketing ügynökségek igényeire lett kialakítva és gazdag funkcionalitást kínált a cégünknek. Ezen felül a bevezetése jóval kevesebb időt igényelt, mint a hagyományos vállalatirányítási rendszerek, mert minimális időt igényelt a testreszabása.”

„A Maconomy bevezetése óta a kifizetetlen költségeink összegét legalább 20%-kal lecsökkentettük. A szállítói számlák kezelése egyszerűbb lett és jóval könnyebben tudjuk támogatni növekvő ügynökségünk feladatait.”

„A Maconomy minden részletre kiterjedő információkat nyújt ügyfeleink erőforrás-igényeiről, így gyorsabban vagyunk képesek nyomon követni és előrejelezni a profitabilitásunkat ügyfél- és cégszinten is.„

„A projektek alkotják a cégünk 70-80%-át. A szoftver összehangolja belső rendszerünket a folyamatainkkal, a munkák létrehozásától a projektkontrollon át a projekt kimutatásokig. Számunkra nagyon fontos volt, hogy a Maconomy lehetővé tette számunkra, hogy mind az öt ügynökségünket külön tudjuk benne kezelni, de közben konszolidált adatokat kapunk az egész cégcsoportól.”

„A Maconomy bevezetése óta a kifizetetlen költségeink összegét legalább 20%-kal lecsökkentettük. A szállítói számlák kezelése egyszerűbb lett és jóval könnyebben tudjuk támogatni növekvő ügynökségünk feladatait.” A Maconomy előtt olyan rendszerünk volt, amelyik nem igazán tette a dolgát és minden körülményes volt. Most olyan megoldásunk van, amelyik igazán jól működik és a napi tevékenységeink sokkal könnyebbé váltak.”

„A kapacitás tervezés jó időkben is fontos, azonban abszolút kritikus a kihívásokkal teli időszakokban.”

„ A múltban különböző eszközöket használtunk az erőforrás-tervezésre. Nem voltak megbízhatóak, de a legnagyobb gondot az jelentette, hogy nem integrált megoldásokról volt szó. Sok időnkbe került kétszer rögzíteni az adatokat és az erőforrás-áttekintésünk sem volt mindig naprakész. De az egyértelmű volt számunkra, hogy a Maconomy People Planner erőforrás-menedzsment eszköze segíteni fog ezekben a problémákban.”

„Rengeteg adminisztratív munkaidőt spórolunk meg havonta, hamarabb érkeznek be a bevételeink az ügyfeleinktől, és kevesebb veszteségleírásunk van a számlázási folyamatunk optimalizálása miatt.”

”A TRL Hungary Kft. csapata rendkívül nagy segítség volt, ismerték a szolgáltató, ezen belül pedig a reklámügynökségi szektor specifikumait. Így nem kellett megtanítanunk nekik a cégcsoport működését, elmagyarázni, hogy miben térünk el, egy például hagyományosan termelő vállalat folyamataitól.”

„A korábbi ügynökségnél ahol dolgoztam, a Maconomyt használtuk, így számomra ismerős volt a megoldás. Több szállító termékét is megvizsgáltuk, de a Maconomy sokoldalú funkcionalitása egyértelműen kiszolgálja a marketing kommunikációs ügynökségek igényeit és a legjobb választást jelentette.”

Kreativitás és kontroll: The Red Brick Road marketing kommunikációs ügynökség, UK

Az Egyesült Királyságban működő The Red Brick Road marketing kommunikációs ügynökség kinőtte széttagolt rendszereit és egy új vállalatirányítási rendszert keresett a jövőbeli növekedés előkészítésére.

Annak ellenére, hogy az ügynökség fókuszában a kreatív tevékenységek állnak, tisztában voltak azzal, hogy ha a munkatársak az alkotó tevékenységre szeretnének koncentrálni, a támogató folyamatoknak a lehető leghatékonyabban kell működniük.

Másik kiemelt elvárás volt, hogy a lehető legkevesebb időt szeretnék fordítani a manuális adminisztratív feladatokra.

A vállalkozás vezetése olyan integrált ERP rendszert keresett, amelyik optimalizálja a belső folyamataikat, csökkenti a költségeiket és javítja a cég teljesítményét és teljes kontrollt biztosít a menedzsment számára.

Amikor Mez Cornfieldet kinevezték pénzügyi kontrollernek, ő a Maconomy vállalatirányítási rendszert javasolta. „A korábbi ügynökségnél ahol dolgoztam, a Maconomyt használtuk, így számomra ismerős volt a megoldás. Több szállító termékét is megvizsgáltuk, de a Maconomy sokoldalú funkcionalitása egyértelműen kiszolgálja a marketing kommunikációs ügynökségek igényeit és a legjobb választást jelentette.

A Maconomy ERP rendszer és a marketing kommunikációs ügynökségek

A Maconomy vállalatirányítási rendszer már több mint két évtizede támogatja a marketing ügynökségek, PR cégek, rendezvényszervező és média ügynökségek hatékony működését világszerte.

A Maconomy ERP rendszer gyakorlatilag lefedi az ügynökségi folyamatok teljes körét: munka/job/projekt-menedzsment, erőforrás-menedzsment, pénzügy, könyvelés, számlázás, média menedzsment.

Mez Corfield, a The Red Brick Road kontrolling vezetője szerint: „A Maconomy bevezetése óta a kifizetetlen költségeink összegét legalább 20%-kal lecsökkentettük. A szállítói számlák kezelése egyszerűbb lett és jóval könnyebben tudjuk támogatni növekvő ügynökségünk feladatait.”

Az ügynökség jelentős mennyiségű munkabért és a pénzügyi asszisztens munkaidejének 15%-át takarítja meg.

„A Maconomy előtt olyan rendszerünk volt, amelyik nem igazán tette a dolgát és minden körülményes volt. Most olyan megoldásunk van, amelyik igazán jól működik és a napi tevékenységeink sokkal könnyebbé váltak. Ennek eredméyneképpen javítani tudtuk a hatékonyságunkat és az általános üzleti teljesítményünket.”, foglalta össze Mez Corfield.

A marketing kommunikációs ügynökségek belső folyamatainak megértése

A válság utáni folyamatosan változó környezetben a marketing kommunikációs ügynökségeknek rugalmas rendszerekre és folyamatokra van szüksége.

A profit biztosítása érdekében alapvető, hogy a munkákat az idő, feladat és költségkereteken belül kell elvégezni. Ez csak akkor lehetséges, ha a marketing ügynökség, PR cég, rendezvényszervező vagy média ügynökség által használt ERP rendszer a cég összes lényeges folyamatát lefedi.

Mivel évtizedek óta dolgozunk együtt marketing kommunikációs ügynökségekkel, a Maconomy vállalatirányítási rendszerbe integrálni tudtuk az iparági legjobb megoldásokat és folyamatokat (best practices).

Ahhoz, hogy egy marketing ügynökség, PR cég, rendezvényszervező vagy média ügynökség értékesítési csatornája telített legyen és folyamatosan újabb munkákat nyerjen el, olyan vállalatirányítási rendszerre van szüksége, amelyik az egész szervezetet támogatja a sales tevékenységtől, a költség és erőforrás tervezésen át, a kivitelezésig és számlázásig.

Ha olyan munkák elnyeréséért tudnak az értékesítők dolgozni, amelyeket a pontos ráfordítás tervek alapján nyereségesnek látszanak, majd ezeket megfelelő árazással el is tudják nyerni, akkor hatalmas lépést tettünk az optimális működés érdekében.

Ha minden szükséges adat rendelkezésre áll a vállalatirányítási rendszerben és megbízható, valós idejű, pontos információkkal látják el a döntéshozókat, akkor könnyű nyomon követni az egyes munkák előrehaladását, nyereségességét és kihasználtságát.

A front-office és back-office folyamatok egy ERP rendszerbe történő integrálásával a szervezet egészére kiterjedő folyamatok révén felgyorsulnak a tevékenységek és megszűnnek az egyes részlegeket elválasztó falak.

A Maconomy vállalatirányítási rendszer üzleti intelligencia megoldásával az összes szakmai területről származó adatokat és információkat összegyűjtve és összesítve olyan riportokat és elemzéseket lehet előállítani, amelyek révén megalapozott és időszerű üzleti döntéseket lehet hozni.

Ismerje meg a Maconomy vállalatirányítási rendszer marketing ügynökségek, PR cégek, rendezvényszervező és média ügynökségek számára készült megoldását!

Ügynökségi folyamatok támogatása a Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült verziójában

Account menedzsment

Az új munkák elnyerése a meglevő ügyfelektől rendkívül fontos, de ha nem tudjuk összegyűjteni az üzleti lehetőségekre (lead) vonatkozó információkat, akkor a jövőbeni sikeres működést kockáztatjuk.

Az üzleti lehetőségekkel kapcsolatos adatok rögzítésére a Maconomy integrált vállalatirányítási rendszer tökéletesen alkalmas. Az egyes potenciális munkákat szétoszthatjuk a következő időszakokra, a kapcsolódó valószínűség és bevétel adatokkal együtt.

Azáltal, hogy már az értékesítési fázisban rögzíteni tudjuk a munkaerő és költség ráfordításokat, a sales és kivitelezés szakaszok konzisztens módon hajthatók végre egymással összhangban, illetve kiértékelésük is egyben lehetséges.

Az ügyfelekre jutó összes ráfordítás, beleértve az értékesítés, az account menedzsment és egyéb nem kiszámlázható tevékenységek költségeit is, hatékonyan és egyszerűen rögzíthetők.

A Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült verziójában levő különböző riportok, jelentések és figyelmeztetések biztosítják, hogy az ügyfelek számára nem végzünk el olyan feladatokat, amik nem részei a szerződött munkának. A többletmunkára vonatkozó igényeket pedig csak azok ügyfél által történő elfogadása és a költségek vállalása (change-request) után hajtjuk végre.

A fentieken kívül az adminisztrációra fordított idő jelentős mértékben lecsökken és a teljes értékesítési csatorna (sales pipeline) egyszerűen áttekinthetővé válik.

A Maconomy integrált vállalatirányítási rendszer segítségével:

  • pontosíthatók a jövőbeni bevétel adatok előrejelzése,
  • lehetséges az értékesítési csatorna és az általános üzleti tervek megalapozott elkészítése,
  • elkerülhető, vagy legalább kontrollálható a felesleges és aránytalan értékesítési költség,
  • nyomon követhető a nyereségesség ügyfelenként, tevékenység-típusonként és üzletáganként.

Töltse le a Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült megoldásának brosúráját!

Munkák (Job) indítása

A munkák megszerzéséért folytatott tevékenység a marketing kommunikációs ügynökségek alapköve. Ha egy integrált ERP rendszerben tudjuk kezelni a folyamat összes lépését a brieftől a munka kezdéséig, az jelentősen lecsökkenti az adminisztrációs feladatokra szánt időt és szükségtelenné teszi az adatok többszöri rögzítését.

Amikor egy üzleti lehetőségből munka (job) lesz, a Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült verziójának segítségével a folyamat minden egyes lépését a rendszerben lehet követni. Azáltal, hogy egy új munka létrehozása csak pár kattintás (ajánlat alapján és sablonokból is), megnövelhető a megfelelő ügyfél-munkákra rögzített és végül kiszámlázott órák száma, ami pozitív hatással lesz a cash flowra is.

A Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült megoldása segítségével:

  • a teljes értékesítési folyamat kézben tartható az üzleti lehetőségektől a munkák indításáig,
  • megbízási és keretszerződések is hatékonyan lehet kezelni,
  • a munkák indítása történhet a munka típusa, sablon, ajánlat, vagy korábbi munkák alapján.

Költségek és erőforrások tervezése

Egy reális munka költségtervének elkészítése bonyolult folyamat lehet, ha a beszerzési folyamatokat manuálisan és a költségtervtől elkülönülve kezeljük. Ha azonban egy ERP rendszerben integráljuk az ügyfél, munka, erőforrás és pénzügyi folyamatokat, akkor a költségvetés, tervezé- és ebből következően a teljesítés pontossága is javulni fog.

A Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült megoldása segítségével csökkenteni lehet a költségekeretek túllépésének kockázatát, azáltal, hogy az értékesítők részletes becsléseket, költségvetéseket és előrejelzéseket készíthetnek, illetve meghatározhatják az árakat már az értékesítési fázis elején.

Tudjuk, hogy az ügyfelek által kért változtatások elkerülhetetlenek a projekt során, ezért a Maconomy ERP rendszerben a költségterv verziók készítése a végrehajtás során végig támogatott.

Számos marketing kommunikációs ügynökség nem tudja megfelelően kihasználni az erőforrásait. A Maconomy vállalatirányítási rendszer erőforrás-menedzsment megoldása lehetővé teszi az erőforrás és projekt tervekre, a munkaidő-beosztásokra és elérhetőségekre, az egyes munkák tevékenységeire rögzített munkaidő adatokra, illetve a kapacitás előrejelzésekre vonatkozó információk rögzítését.

A Maconomy integrált vállalatirányítási rendszer segítségével:

  • a teljes beszerzési fázis kézben tartható az ajánlatkéréstől a megrendelésig,
  • konzisztens árazás érhető el az új költségtervek kialakításakor,
  • a költségvetések, beszerzések és tervek átvihetők a végrehajtási fázisba,
  • a kapacitás tervezés és erőforrás-menedzsment valós idejű elérhetőség adatokon alapulhat.

Végrehajtás

A munkák végrehajtását minden ügynökség szeretné leegyszerűsíteni. Azonban ha csak részfolyamatokat látnak át a beszerzések és alvállalkozói költségek nélkül, a projektmenedzserek/accountok és kontrollerek nem tudnak a költségkeretek elérése előtt időben közbelépni.

A Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült verziója azonnali hozzáférést biztosít az account direktorok és menedzserek számára a költségvetésekhez, a valós idejű aktuális és tervezett ráfordítás adatokhoz, a részletek megismeréséhez szükséges lefúrási lehetőséggel, a túlteljesítések megelőzése érdekében.

A munkaidő ráfordítások és költségek a munkához rendelődnek azonnal, amint a beszerzési igények, költségtervek, munkaidő-jelentések és költségek jóváhagyásra kerültek.

A Maconomy ERP rendszerben az alábbi marketing kommunikációs ügynökségi folyamatok teljes körűen támogatottak:

  • költségtervek integrált kialakítása,
  • munkák ráfordításainak rögzítése a kapcsolódó pénzügyi folyamatokkal,
  • munkákat és az ügyfeleken képződő nyereséget befolyásoló költségek kimutatása,
  • igénylések, rendelések, munkaidő-jelentések, költségek és kiadások on-line jóváhagyása.

Számlázás

A marketing kommunikációs ügynökségeknek szoros belső költségkontrollt és átfogó audit tevékenységet kell végezniük a pénzügyi és az ügyfél felé történő elszámolások miatt.

A Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült verziója lehetővé teszi a megbízási szerződések és keretmegállapodások, illetve a rögzített áron (százalékos, vagy fix) történő teljesítések kezelését is.

A nyereségesség növelése és a működőtőke felszabadítása érdekében a ledolgozott órák teljesítése és az ügyfélnek történő kiszámlázása között eltelt időt jelentősen le tudjuk csökkenteni.

A Maconomy ERP rendszer segítségével:

  • az adatok többszöri rögzítése és egybevetése elkerülhető,
  • csökkenthető a hibalehetőség a szálltói számlák feldolgozása során,
  • kiküszöbölhetők az időigényes, manuális aláírási folyamatok,
  • különböző számlázási módozatok támogatása: account számla; idő- és költség alapú (time and material), ezen belül maximált, vagy nem; rögzített árú számlázás (százalékos, vagy fix áron).

Riportok és üzleti intelligencia

Az ügyfeleken keletkező nyereség biztosítása érdekében nyomon kell követni a szállítandó termékek és költségek alakulását. A tényadatokat pedig az eredeti költségtervekhez, vagy a szerződéshez kell mérni.

A Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült megoldása segítségével az adatokat folyamatosan és valós időben gyűjthetjük, ami lehetővé teszi az állandó nyomon követést.

Az igényelt adatok megjeleníthetők egy felületen (dashboard) is, ahol különböző teljesítmény és hatékonyság mutatók is kialakíthatók. A céljaik eléréséhez szükséges információk biztosítása a munkatársak számára az ügynökség működése szempontjából kritikus jelentőségű.

A Maconomy ERP rendszer segítségével az ügynökség menedzselésére lehet fókuszálni ahelyett, hogy az időnket a különböző rendszerekből kinyert adatok manuális kinyerésére, összevetésére és egyeztetésére kellene fordítanunk.

Pontosan tudjuk, hogy a tényeken alapuló üzleti döntéshozatal lehetővé teszi a belső tevékenységek hatékonyabb irányítását. Ennek eredménye pedig az ügyfelek minőségibb kiszolgálása lesz.

A Maconomy integrált vállalatirányítási rendszer segítségével az alábbi kihívások kiküszöbölhetők:

  • a különböző rendszerekből ugyanarról a dologról származó adatok eltérnek, emiatt nagyfokú a bizonytalanság,
  • túl sok időbe kerül a pénzügy és az IT számára a legegyszerűbb riportok kialakítása is,
  • gyakran jelentős mennyiségű manuális munkát igényel a rendszeresen elkészítendő riportok összeállítása és formázása,
  • szinte lehetetlen olyan pénzügyi adatokat kinyerni a rendszerekből, amelyek ügyfél, tevékenységtípus, szolgáltatás, termék dimenziókon alapul.

Média menedzsment a Maconomy ERP rendszer marketing ügynökségek számára készült modulja segítségével

A Maconomy vállalatirányítási rendszer marketing ügynökségek számára a média tervezési, vásárlási, számlázási és riportolási feladataikra is hatékony és integrált megoldást kínál.

A Maconomy média modul a TRL Hungary Kft. által kifejlesztett kiegészítő komponens a Maconomy integrált ERP rendszerhez.

A Maconomy média modullal a felhasználók hatékonyan végezhetik média tervezési, beszerzési, számlázási és lekérdezési feladataikat.

Tudjon meg többet a Maconomy Media Modul által kínált előnyökről!

No tags for this post.